Informer avant l’événement

Évitez la logique du « tout papier » en utilisant Internet pour diffuser les informations d’ordre général : dates, programme, bulletin d’inscription, plan d’accès...

• Mettez le maximum d'informations en ligne : plans, inscriptions... en recommandant de ne pas imprimer.
• Lors d'envois d'e-mails : utilisez un hyperlien pour amener vers le site souhaité, ce qui soulage le poids des envois et donc des boîtes à lettres.

Toutefois, les outils numériques ne sont pas exempts d’impacts environnementaux et sociaux. La mise en place d’une stratégie de communication numérique responsable est indispensable, tant en matière d'achat de matériel, énergie, accessibilité, que de collecte des données personnelles (RGPD) et éthique. 

Lorsque la diffusion papier s’avère indispensable : 

• Concevez un document unique, simple et synthétique, qui fasse office de plan d'accès, programme, etc. Une version imprimée éco-conçue sera moins impactante qu’une version numérique
• Faites une diffusion raisonnée des documents imprimés : évitez la diffusion massive de tracts et privilégiez l’affichage à des endroits stratégiques.
• Pensez à apposer sur vos documents une mention du type : « Ne pas jeter sur la voie publique ».

Informer pendant l’événement

Les supports électroniques

Ils peuvent être utilisés pour la diffusion d'informations (actes d’un colloque, comptes rendus de conférences de presse...). Incitez au téléchargement des différents documents ou prévoyez leur accès sur des plateformes collaboratives.

La signalétique

• Bien réfléchir aux quantités nécessaires et efficaces en amont.
• Sélectionnez des supports fabriqués à partir de matériaux recyclés.
• Evitez le « jetable » au profit du durable : pour une manifestation régulière, une signalétique sans dates peut être récupérée d'une session à l'autre (penser au stockage dès la conception). Les dates peuvent être inscrites sur un adhésif et être changées à volonté.
• Au lieu de les jeter, donnez les bâches en fin de vie à une collecte pour leur recyclage.
• La signalétique usée pourra être donnée à des ressourceries ou recyclée. 

L'accueil

• Pensez à prévoir un pré-enregistrement sur Internet, pour gagner du temps, du papier, des envois et de l'argent.
• Evitez la distribution de documents en lot (pochette regroupant la version papier des présentations, des documents annexes, voire du papier, un stylo...).
• Pour les événements sur plusieurs jours, installez une corbeille pour récupérer les plans et catalogues devenus inutiles à la sortie,
• Les badges personnalisables (pochettes transparentes) sont plus facilement réutilisables, il n'y a qu'à y glisser la nouvelle étiquette. Prévoir une corbeille à la sortie pour les récupérer et permettre leur réutilisation.

La publicité et la diffusion des informations passent aussi par la distribution d’objets dits de « marketing ». Leur utilité réelle reste souvent à démontrer. C’est pourquoi on tentera d’éviter d’y recourir... sauf à proposer à la fois des objets utiles et éco-conçus.

Vous pouvez rechercher des objets plus respectueux de l’environnement :

• de par leur technologie (une calculatrice solaire…),
• leur composition (privilégiez la bonne qualité, préférez du bois provenant de forêts gérées durablement, des produits utilisant des matériaux recyclés, du bio, de l’équitable),
• ou leur procédé de fabrication.

L’origine des objets promotionnels doit être clairement identifiée. Certaines productions peuvent être réalisées localement et/ou être issues du recyclage d’un premier produit.

Les objets sont alors intéressants de par les questions qu’ils suscitent, les réponses qu’ils apportent ou les messages qu’ils véhiculent (textiles certifiés Ecolabel européen ou issus du commerce équitable, aliments issus de l’Agriculture Biologique, objets fabriqués par des personnes en situation de handicap…). En cas de production à l’étranger, assurez-vous du respect des principes de l’Organisation internationale du Travail par les sous-traitants.