Choisir un lieu adapté

Bien choisir le lieu de votre événement, c’est s’assurer d'un lieu bien adapté à vos contraintes et à l’image que vous souhaitez véhiculer, facilement accessible et inscrit dans une démarche de gestion responsable. 
Gardez en tête un certain nombre de critères qui caractérisent votre événement (nombre de convives, nombre et nature des espaces nécessaires, éléments techniques…) afin de sélectionner un lieu structurellement adapté à votre événement. 

Limiter les déplacements

Limiter les déplacements

La source la plus importante des impacts environnementaux d'un événement

En moyenne, 79 % du Bilan Carbone d’un événement est lié au transport des biens (livraisons des produits, acheminement du matériel…) et des participants (organisateurs, artistes, public…).Des choix simples et malins peuvent réduire cet impact.

Optimiser les déplacements

  • Cherchez un lieu facilement accessible en transports collectifs (métro, tramway, train, bus…), à vélo, à pied, afin d’éviter l’utilisation des voitures individuelles (personnelles, taxis…).
     
  • Pour héberger les différents publics (intervenants, artistes, visiteurs…), privilégiez les  établissements labellisés, faciles d’accès ou situés à proximité de l’événement.
     
  • Invitez les hôtels à participer à ces actions (mise à disposition de vélos, récupération des badges des visiteurs pour les réutiliser...).  

Favoriser les déplacements doux

  • Précisez dans la communication et les invitations les informations pratiques nécessaires : plan d’accès en transports en commun à partir des gares et des aéroports, temps de parcours, arrêts de bus ou de métro, station de vélo, présence de piste cyclable, parking à vélo.
     
  • Instaurez une tarification préférentielle pour les participants utilisant un mode de transport collectif ou « propre ». Par exemple : entrée à tarif réduit sur présentation des titres de transport,…
     
  • Indiquez les sites de co-voiturage : des logiciels de covoiturage clés en mains permettent de mettre en contact, via le site Internet, des visiteurs qui partagent ainsi leur trajet en voiture. 
     
  • Si le lieu choisi ne propose pas de stationnement vélo, vous pouvez mettre en place un stationnement vélo éphémère. 
     
  • Pour organiser les transferts mettez en place un système de transport en navettes électriques ou encore un système de location de vélos.
     
  • Et si cela est envisageable, offrez un pass de transports en commun valable pour la durée de l’événement.

Petit plus : veillez à ce que ces systèmes soient compatibles avec la logistique nécessaire à la bonne organisation des livraisons durant l’événement.

Prendre en compte l'hébergement 

Plusieurs labels permettent de repérer les hébergements qui s’engagent résolument dans une démarche de réduction de leurs impacts environnementaux. Voici ceux qui sont recommandés par l’ADEME :

  • L'Écolabel Européen

Ce label public vise à garantir une réduction des impacts tout au long du cycle de vie (réduction des impacts environnementaux des produits utilisés, utilisation et réduction des consommations d’eau et d’énergie, réduction de la production de déchets et amélioration de la gestion des déchets).

environment.ec.europa.eu

  • La Clef Verte

Ce label privé vise à garantir une démarche environnementale performante (réductions des consommations d’eau et d’énergie, de la production de déchets, achats responsables).

www.laclefverte.org 

  • Hôtels au naturel 

Le label privé vise à garantir que les hébergements situés dans des territoires naturels d’exception s’engagent dans une démarche de développement durable comprenant économies d’ énergie, achats responsables, co-construction, réduction et valorisation des déchets.

www.hotels-au-naturel.com

  • Green Globe

Ce label privé garantit une réduction des impacts tout au long du cycle de vie (réductions des consommations d’eau et d’énergie, de la production de déchets, des impacts environnementaux des produits utilisés).

www.greenglobe.com

Pour en savoir plus, découvrez les labels environnementaux recommandés par l'ADEME.  

    Le saviez-vous ? Les impacts environnementaux d'un événement virtuel

     

    Dans un contexte de crise sanitaire COVID 19, l'édition 2020 des Assises de l’Économie Circulaire organisées par l’ADEME, s'est tenu au format 100% webconférences. Seuls les organisateurs et intervenants étaient présents sur le lieu de conférence.


    L’ADEME a évalué les impacts environnementaux de l’évènement, selon le référentiel du projet NégaOctet et à l’aide d’une méthode d’analyse de cycle de vie. Les impacts ont été comparés avec ceux de l’édition 2017 du même événement, en présentiel.

    La dématérialisation de cet événement a permis de réduire les impacts environnementaux sur tous les indicateurs, à l’exception de l’épuisement des minéraux et métaux.

    • Sur les indicateurs toxicité humaine (cancer, changement climatique et particules fines), les Assises 2020 sont significativement moins impactantes que celles de 2017. En effet, la réduction du transport, de l’hébergement et de la restauration ne sont pas compensés par l’augmentation des impacts liés aux services live/replay ni au nombre accru de participants.
       
    • En revanche, sur l’indicateur d’épuisement des minéraux et métaux, les Assises 2020 ont des impacts plus importants, principalement du fait de la plus forte utilisation d’équipements numériques. 

    Pour réduire encore ces impacts, des actions d’écoconception sont proposées : dématérialisation à 100% de l’évènement et de la documentation, mise à disposition de documentation écoconçue, utilisation d’équipements mutualisés et/ou de seconde main, limitation de la résolution des vidéos à 720 dpi ou encore substitution de contenus vidéo par des podcasts audio. Si une présence sur site est maintenue (événement « phygital »), il conviendra en sus de réduire les impacts liés au transport, à l’hôtellerie et à la restauration des personnes et ceux liés à la documentation. 

    Pour autant, il est important de rappeler qu’une démarche de réduction des impacts environnementaux d’un événement doit s’accompagner d’une réflexion sur les objectifs sociaux et économiques :un événement a aussi pour mission de rassembler, de favoriser les rencontres et les échanges. Autant d’objectifs difficiles à atteindre avec un événement digital.

    Les organisateurs sont donc invités à réfléchir à l’utilité de leur événement au format présentiel, à la pertinence de le basculer en digital pour tout ou partie et de mettre en œuvre des actions de réduction des impacts, quel que soit le format retenu. 

    Source : ADEME 2021 « Evaluation des impacts environnementaux de l’édition virtuelle 2020 des Assises de l’Economie Circulaire et comparaison avec l’édition présentielle 2017 » 

    Privilégier un lieu géré de façon responsable

    Privilégier un lieu géré de façon responsable

    Informez-vous sur les efforts réalisés par le gestionnaire du site quant à la prise en compte de l’environnement.

    Les gestionnaires des lieux pourront vous informer sur leur engagement : démarches en matière de responsabilité environnementale et sociétale (ISO 14001…) et actions pour réduire les consommations d’énergie et d’eau et les déchets. 

    Énergie

    • Limitation des besoins d’éclairage grâce à la lumière du jour.
    • Interrupteurs détecteurs de présence dans les lieux de passage (toilettes, couloirs).
    • Lampes à économies d’énergie (fluocompactes, LED) dans les lieux éclairés longuement ou en permanence, éclairage par tube de lumière, lampes basse consommation.
    • Lieu raccordé au réseau électrique pour éviter l’usage de générateurs, souvent gourmands en énergie et bruyants.  
    • Isolation, système de chauffage et de climatisation.
    • Gestion optimale de la température. 
    • Aération, juste suffisante pour renouveler l’air.

    Eau

    • Réducteurs de débit aux robinets et WC double-chasse.
    • Robinets à arrêt automatique rapide (réduction de la consommation).

    Déchets

    • Implantation de collecteurs de tri des déchets en nombre suffisant en accord avec le gestionnaire du site et traitement dans les filières adaptées.
    • Traitement spécifique de certains déchets (moquette, coton gratté, signalétique, bois, surplus et déchets alimentaires, etc.).
    • Produits d’entretien : formation du personnel, respect des doses et choix de produits écologiques (écolabel européen ou exigences équivalentes) .
    • Cendriers aux entrées extérieures.
    Bonne pratique : Drastic on plastic pour des festivals zéro plastique

     

    Drastic on plastic

    Ce dispositif vise à accompagner les festivals français vers la réduction et la suppression du plastique jetable dans la production de leur événement, ceci dans une démarche collective et de mise en commun des pratiques à l’échelle nationale.

    Il propose des ressources (guides, fiches pratiques), des retours d’expériences (bonnes pratiques et idées pour s’inspirer) et des rencontres et des formations (pour développer les compétences des équipes). Plus de 100 festivals étaient engagés en 2021. 

    Il est porté en France par le Réseau des dispositifs régionaux d'accompagnement des manifestations au développement durable (collectif R2D2).
     

    Penser à tous les publics

    Penser à tous les publics

    Un événement responsable, c’est également un événement adapté à tous. L’accessibilité d’un événement doit être prise en compte dès sa conception afin d’intégrer concrètement cet enjeu dans son organisation.

    Cela se traduit par une réflexion en amont avec l’ensemble des partenaires, en termes de connaissance de son public, de choix du site, de déplacements, de stationnements et de signalétiques adaptés.

    Pensez aussi à favoriser la diversité, la mixité et l'inclusion au sein de vos propres équipes et à impliquer toute l'organisation dans cette démarche.
     

    Outils : Guide de l'accessibilité événementielle

     

    • Le guide « Toutes les clés de l’accessibilité événementielle » de l'association Aditus rappelle que l’accessibilité doit s’envisager dans une optique de chaîne sur l’ensemble d’un parcours et non de façon segmentaire. Cette chaîne de l’accessibilité se conçoit autour de quatre axes : communication, transport et accès au site, accueil et déplacements sur le site, contenus et interactions.